KI-Funktionen aktivieren und verwalten
Mit den KI-Funktionen unterstützt Clockodo Ihr Team beim Erfassen von Zeiten und beim Formulieren von Beschreibungen und Rechnungstexten. Als Administrator können Sie diese Unterstützung für Ihr gesamtes Unternehmen freischalten. Ihre Mitarbeiter entscheiden anschließend selbst, wann sie die Funktionen nutzen und welche Vorschläge sie übernehmen.
Voraussetzungen
Die KI-Funktionen stehen mit einem gebuchten Pro-Tarif oder während einer Testphase mit aktiver Projektzeiterfassung zur Verfügung.
Die Freischaltung übernehmen Administratoren oder Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung zum Bearbeiten der Unternehmenseinstellungen.
KI-Funktionen für Ihr Unternehmen aktivieren
- Öffnen Sie die Unternehmenseinstellungen.
- Aktivieren Sie „KI-unterstützte Funktionen“.
- Bestätigen Sie die Zustimmung zum Auftragsverarbeitungsvertrag
- Klicken Sie auf „KI-Unterstützung aktivieren“.
Anschließend stehen die KI-Funktionen allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens zur Verfügung.
Gut zu wissen: Die Freischaltung bedeutet nicht, dass Ihr Team die KI-Unterstützung verwenden muss. Die einzelnen Funktionen starten erst, wenn ein Mitarbeiter sie auswählt. Auch danach bleibt die Entscheidung bei ihm: Vorschläge können geprüft werden, bevor Texte oder Zeiteinträge gespeichert werden.
Welche Funktionen werden freigeschaltet?
Die Freischaltung umfasst drei Funktionen:
- Zeiten per Spracheingabe erfassen: Mitarbeiter beschreiben in eigenen Worten, woran sie gearbeitet haben. Clockodo erstellt daraus Vorschläge für Zeiteinträge, die sie prüfen, per Sprache korrigieren und anschließend übernehmen können.
- Beschreibungen von Zeiteinträgen überarbeiten: Über „Mit KI überarbeiten“ unterstützt Clockodo dabei, vorhandene Notizen verständlich zu formulieren. Die Überarbeitung erfolgt direkt im Beschreibungsfeld und lässt sich rückgängig machen.
- Rechnungstexte erstellen und überarbeiten: Bei der Rechnungserstellung über eine Clockodo-Partner-App können Mitarbeiter aus den zugrunde liegenden Zeiteinträgen eine Positionsbeschreibung erstellen oder vorhandene Rechnungstexte überarbeiten lassen. Stunden und Beträge werden dabei nicht verändert.
Was ist beim Einstieg in die Spracheingabe zu beachten?
Die Spracheingabe steht als Beta-Funktion im Desktop-Browser zur Verfügung. Unterstützt werden Google Chrome, Microsoft Edge und Safari. In den Apps ist die Spracheingabe noch nicht verfügbar. Mitarbeiter sprechen dabei in der Sprache, die sie in Clockodo eingestellt haben.
Beim ersten Diktat führt Clockodo jeden Mitarbeiter durch eine kurze Einrichtung. Dabei gibt er den Zugriff auf das Mikrofon frei und legt seinen Erfassungsstandard für Kunde, Projekt und Leistung fest. Diese Vorgaben verwendet Clockodo, wenn es eine Angabe aus dem Diktat nicht zuordnen kann.
Persönliche Einstellungen verwalten
Während die Freischaltung für das gesamte Unternehmen gilt, kann jeder Mitarbeiter den Formulierungsstil für seine eigenen Textvorschläge persönlich festlegen.
Unter „Meine Daten“ → „KI-Einstellungen“ lässt sich eine persönliche KI-Anweisung hinterlegen. Darin beschreibt der Mitarbeiter, wie die KI seine Texte formulieren soll, beispielsweise:
„kurz, sachlich und ohne Füllwörter“
Diese Anweisung gilt nur für die eigenen Vorschläge und verändert nicht die Einstellungen anderer Mitarbeiter.
KI-Funktionen wieder deaktivieren
Sie können die Freischaltung jederzeit wieder deaktivieren. Damit entscheiden Sie selbst, ob Sie die KI-Unterstützung für Ihr Unternehmen bereitstellen möchten.
Wie werden die Daten verarbeitet?
Ohne Freischaltung der KI-Funktionen übermittelt Clockodo keine Daten an einen KI-Anbieter. Bei der Nutzung erfolgt die KI-Verarbeitung ausschließlich in Europa. Die verwendeten Daten werden beim KI-Anbieter nicht gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.
Bei der Spracheingabe übernimmt der Dienst des Browsers die Spracherkennung. Clockodo selbst erhält dabei keine Audiodaten und speichert keine Mitschriften der Spracheingabe.