Datenschutz bei den KI-Funktionen
Mit unseren KI-Funktionen unterstützen wir Sie beim Erfassen von Zeiten und beim Formulieren von Beschreibungen und Rechnungstexten. Dabei entscheiden Sie selbst, wann Sie die Unterstützung nutzen und welche Vorschläge Sie übernehmen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Informationen verarbeitet werden, welche Dienstleister wir einsetzen und wie wir Ihre Daten schützen.
Welche Daten werden bei den KI-Funktionen verarbeitet?
Welche Informationen verwendet werden, hängt davon ab, welche Funktion Sie aufrufen:
| Funktion | Verwendete Informationen |
|---|---|
| Zeiten per Spracheingabe erfassen | Ihre Angaben zum Arbeitstag, beispielsweise Kunde, Projekt, Tätigkeit, Dauer, Uhrzeiten und erwähnte Pausen. Angaben, die nicht zugeordnet werden können, werden aus Ihrem Erfassungsstandard ergänzt. |
| Beschreibungen von Zeiteinträgen überarbeiten | Der vorhandene Text im Beschreibungsfeld. Mit einer persönlichen KI-Anweisung können Sie beeinflussen, wie Ihre Texte formuliert werden. |
| Rechnungstexte erstellen und überarbeiten | Die Zeiteinträge, auf denen eine Rechnungsposition beruht, einschließlich gruppierter Einträge. Beim Überarbeiten dient die vorhandene Positionsbeschreibung als Grundlage. |
Wann werden Daten an die KI übermittelt?
Die KI-Unterstützung muss zunächst für Ihr Unternehmen freigeschaltet sein. Ohne diese Freischaltung übermitteln wir keine Daten an KI-Modelle.
Auch nach der Freischaltung starten die drei Funktionen erst, wenn Sie sie auswählen. Sie können Ihre Zeiten und Texte weiterhin wie gewohnt selbst erfassen und bearbeiten.
Bereits für die Erstellung eines Vorschlags werden Ihre Angaben verarbeitet. Anschließend prüfen Sie das Ergebnis und entscheiden, ob Sie es übernehmen möchten. Die Verarbeitung Ihrer Eingabe und das Speichern des Ergebnisses sind also zwei unterschiedliche Schritte.
Welche externen KI-Anbieter setzen wir ein?
Für den Betrieb der KI-Modelle nutzen wir Microsoft Foundry über Microsoft Ireland Operations Limited.
Wo werden Ihre Daten verarbeitet?
Die KI-Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Europa, innerhalb der EU-Datenzone von Microsoft. Diese umfasst die EU, den Europäischen Wirtschaftsraum und die Schweiz.
Ihre Daten in der Clockodo-Anwendung speichern wir in Rechenzentren in Frankfurt und Berlin.
Bei der Spracheingabe übernimmt der Dienst Ihres Browsers die Spracherkennung. Dieser Schritt ist von der anschließenden KI-Verarbeitung zu unterscheiden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel „Datenschutz bei der Spracheingabe und freiwilligem Feedback“.
Werden Ihre Daten beim KI-Anbieter gespeichert oder zum Training verwendet?
Ihre Daten werden beim KI-Anbieter weder gespeichert noch zum Training von KI-Modellen verwendet.
Davon zu unterscheiden sind die Texte und Zeiteinträge, die Sie nach der Prüfung selbst übernehmen und speichern.
Wie schützen wir Ihre Daten?
Wir schützen Ihre Daten durch verschlüsselte Übertragungen, eine verschlüsselte Datenbank und geschützte Datensicherungen. Über Berechtigungen steuern wir, wer auf welche Informationen zugreifen darf. Diese Zugriffskontrollen gelten auch innerhalb der KI-Verarbeitung.
Die Daten verschiedener Unternehmen werden getrennt gehalten – sowohl in der Datenbank als auch bei der KI-Verarbeitung.
Unsere Mitarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und werden regelmäßig zu Datenschutz und IT-Sicherheit geschult. Wir überprüfen die erteilten Berechtigungen regelmäßig und die Wirksamkeit unserer technischen Schutzmaßnahmen mindestens jährlich.
Wie gehen wir mit besonders sensiblen Informationen um?
Sensible Abwesenheitsgründe, beispielsweise Krankheit, übermitteln wir nicht an KI-Modelle. Die KI-Funktionen haben auch auf Ihre Anfrage hin keinen Zugriff darauf.
Wenn Sie solche Angaben selbst in eine Eingabe oder einen Freitext schreiben, können sie jedoch bei der Nutzung einer KI-Funktion verarbeitet werden. Das betrifft beispielsweise sensible Informationen in der Beschreibung eines Zeiteintrags.
Geben Sie daher nur Informationen ein, die für Ihre Aufgabe benötigt werden und die Sie verarbeiten dürfen.
Welche Rolle spielt der Auftragsverarbeitungsvertrag?
Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt, wie wir personenbezogene Daten im Auftrag Ihres Unternehmens verarbeiten. Dazu gehören die Verarbeitungszwecke, die Datenarten und die vereinbarten Schutzmaßnahmen. Er umfasst auch die Verarbeitung im Rahmen der KI-Funktionen.
Die Zustimmung zum Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil der Freischaltung. Die einzelnen Schritte finden Sie im Artikel „KI-Funktionen aktivieren und verwalten“.
An wen können Sie sich mit Datenschutzfragen wenden?
Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter support@clockodo.com.
Weitere Informationen zu unserem Datenschutz und unseren Sicherheitsmaßnahmen finden Sie in unserem Trust Center.