Clockodo einrichten: Zeitregeln, Teams und Reporting

Zeit- und Arbeitszeitregelungen anpassen

• Länderspezifische Regelungen: Sie können unterschiedliche Zeitregelungen für verschiedene Länder einrichten (z. B. Deutschland vs. Norwegen). Nutzen Sie diese Möglichkeit, um gesetzliche Vorgaben abzubilden.
• Warnsystem für Regelverstöße: Clockodo bietet eine Warnfunktion bei Nichteinhaltung von Arbeitszeitregelungen. Aktivieren Sie entsprechende Warnungen, indem Sie der Anweundung sagen ab welchem Tag die Auswertung der Arbeitszeitvorschriften vorgenommen werden soll. Die Einstellung finden Sie hier.

Teams und Benutzerrechte

• Unbegrenzte Teams: Erstellen Sie beliebig viele Teams (z. B. Sales, Office), um Arbeitsbereiche oder Mandate zu trennen und Auswertungen teambezogen zu ermöglichen.
• Rechtemanagement: Nutzen Sie die Anpassung der Benutzerrechte, um Transparenz und gleichzeitig passende Zugriffsebenen zu gewährleisten (z. B. eingeschränkter Zugriff auf vertrauliche Daten, volle Einsicht für Manager). Nutzen Sie Rechtegruppen sofern mehrere Nutzer über ein und die selben Nutzerrechte verfügen sollen.

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung

• Urlaubsplane: Verwenden Sie den integrierten Urlaubskalender zur Planung und Dokumentation von Abwesenheiten.
• Genehmigungsprozess optional deaktivieren: Sie können die Freigabe/Genehmigung von Abwesenheitstypen deaktivieren. Dies ist zum Beispiel bei Home Office praktisch, wenn diese Tage nicht vorab genehmigt werden müssen, sondern frei verfügbar sind. Die Einstellungsmöglichkeit finden Sie hier.
• Automatisierte Berücksichtigung von Nicht-Arbeitstagen: Clockodo berücksichtigt automatisch Nicht-Arbeitstage und gesetzliche Feiertage; diese Feiertage werden regelmäßig durch Clockodo aktualisiert.

Zeiterfassung und Nachvollziehbarkeit

• Basisfunktionalität: Clockodo unterstützt die Dokumentation von Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten in einer rechtssicheren Form.
• Zeitjournal: Nutzen Sie das transparente Zeitjournal zur Nachvollziehbarkeit einzelner Zeiteinträge und zur Unterstützung von Prüfprozessen.

Reporting und Auswertung

• Detaillierte Berichte: Erstellen Sie detaillierte Reports für Projekt- und Arbeitszeitanalysen über den Baukasten. Passen Sie Berichte an Teamstrukturen an, um relevante Kennzahlen abzubilden.
• Nutzen Sie Lohnbuchhaltungsexporte im Bereich der Stundenkonten, um für einen reibungslosen Ablauf in der Lohnbuchhaltung zu sorgen.

Datenimport und Benutzeranlage

• Mitarbeiteranlage: Mitarbeiter können entweder manuell über die Mitarbeiterliste hinzugefügt werden, oder aber über einen CSV Import.
• Unterstützung beim Setup: Bei der Erstkonfiguration bietet Clockodo Unterstützung für die Einrichtung an; kontaktieren Sie unser Onboarding Team, um Hilfestellung beim manuellen Anlegen und der optimalen Konfiguration zu erhalten.

Empfohlene Schritte zur Einrichtung (Kurzcheckliste)

1. Legen Sie bei Bedarf für jedes Land die passenden Arbeitszeitregelungen und Feiertage an.
2. Erstellen Sie Teams entsprechend Ihrer Organisationsstruktur (z. B. nach Funktion oder Mandat).
3. Konfigurieren Sie Benutzerrechte für die gewünschten Zugriffsebenen.
4. Richten Sie standard Soll-Stunden und ein standard Urlaubskontingent ein.
5. Prüfen Sie ob die Auswertung der Arbeitzeitregeln aktiv ist.
6. Löschen Sie Beispieldaten.
7. Legen Sie Mitarbeiter an; nutzen Sie bei Bedarf den Mitarbeiter Import. Unsere Import Vorlagen finden Sie hier.

Fazit Clockodo bietet flexible Einstellmöglichkeiten, auch für länderspezifische Regelungen, unbegrenzte Teams, anpassbare Benutzerrechte, einen konfigurierbaren Urlaubsplaner sowie detaillierte Berichte und Warnfunktionen. Die manuelle Anlage von Mitarbeitern und die persönliche Unterstützung beim Setup sorgen dafür, dass Sie die Anwendung schnell und rechtskonform für Ihr Unternehmen optimieren können.